L’ombudsman a pour mandat de s’assurer du traitement juste et équitable, par l’administration universitaire, de toutes situations vécues par des membres de la communauté universitaire. Pour ce faire :
- Elle conseille les membres de la communauté universitaire.
- Elle traite les demandes d’assistance ou reçoit les plaintes des membres qui, après avoir épuisé les recours internes à leur disposition, s’estiment victimes d’erreurs, d’injustices, d’iniquité ou de discrimination de la part de l’administration universitaire.
- Elle travaille à l’amélioration des pratiques universitaires de justice et d’équité.
- Elle rend compte annuellement de ses activités au Conseil de l’Université.
- Lorsque les recours internes ont été épuisés sans succès, l’ombudsman peut procéder à une enquête.
- Lorsqu’une plainte est fondée, elle intervient auprès des personnes responsables et présente des recommandations.
- Lorsqu'elle arrive au constat que la plainte n'est pas fondée, elle en informe la personne et ferme son dossier.
Les membres de la communauté universitaire s’adressent au Bureau de l’ombudsman pour obtenir une information, un conseil ou une intervention afin de connaître :
- La réglementation applicable
- Les différents recours existants
- Le nom de la personne à qui on doit s’adresser
- La démarche la plus appropriée dans les circonstances
- Une opinion sur la légitimité d’une demande ou l’exactitude des informations fournies
- Les améliorations à mettre en place pour corriger la situation.
La demande d’information, de conseil ou d’intervention peut avoir trait notamment à une question :
- Académique
- Financière
- Relative aux droits et libertés de la personne
- Relative à la propriété intellectuelle ou à la probité intellectuelle
- Relative à l’application des règlements disciplinaires
- Relatives aux relations de travail, aux avantages sociaux, aux relations interpersonnelles et aux relations avec les services.